Oleh : Alex Denni
"No accountability no commitment." Stephen Covey
Dalam sebuah ruang rapat yang dingin, ada yang merasa gerah. Seorang Manajer terlihat menunjuk-nunjuk staf nya, beberapa kali dia menggebrak meja. Para staf lebih banyak menundukkan kepala, membisu. Manajer mengkritik dan menyalahkan stafnya karena target tahunan jauh di bawah target.
Apakah suasana meeting seperti ini pernah kita alami? Susasana seperti ruang pengadilan, ada hakim dan ada terdakwa. Atau kita pernah mengalami meeting dengan suasana seperti mengantar jenasah, peserta rapat membisu, wajah murung. Atau malah rapat begitu meriah, karena agendanya bermacam-macam dan merupakan â€hot issueâ€. Sedang bicara bisnis, tiba-tiba bisa beralih ke gosip kantor, beralih membahas sinetron, beralih ke infotainment selebritis, beralih lagi cerita mengenai prestasi anak. Banyak hal dibicarakan dalam meeting itu, tidak fokus.
Dalam kaitannya dengan 4 Disiplin Eksekusi (4DX), disiplin ke 4 adalah Menciptakan Keteraturan dalam Akuntabilitas. Ini merupakan meeting pertanggungjawaban yang dilakukan minimal sekali seminggu, dengan fokus yang jelas. Mekanisme meeting adalah untuk memastikan bahwa setiap anggota team mempertanggungjawabkan komitmennya, belajar dari keberhasilan dan kegagalan minggu lalu dan saling bahu membahu dalam rangka pencapaian Wildly Important Goal (WIG) team.
Mengapa mekanisme ini menjadi begitu penting dalam keberhasilan eksekusi strategi/goal?
Dalam sebuah ruang rapat yang dingin, ada yang merasa gerah. Seorang Manajer terlihat menunjuk-nunjuk staf nya, beberapa kali dia menggebrak meja. Para staf lebih banyak menundukkan kepala, membisu. Manajer mengkritik dan menyalahkan stafnya karena target tahunan jauh di bawah target.
Apakah suasana meeting seperti ini pernah kita alami? Susasana seperti ruang pengadilan, ada hakim dan ada terdakwa. Atau kita pernah mengalami meeting dengan suasana seperti mengantar jenasah, peserta rapat membisu, wajah murung. Atau malah rapat begitu meriah, karena agendanya bermacam-macam dan merupakan â€hot issueâ€. Sedang bicara bisnis, tiba-tiba bisa beralih ke gosip kantor, beralih membahas sinetron, beralih ke infotainment selebritis, beralih lagi cerita mengenai prestasi anak. Banyak hal dibicarakan dalam meeting itu, tidak fokus.
Dalam kaitannya dengan 4 Disiplin Eksekusi (4DX), disiplin ke 4 adalah Menciptakan Keteraturan dalam Akuntabilitas. Ini merupakan meeting pertanggungjawaban yang dilakukan minimal sekali seminggu, dengan fokus yang jelas. Mekanisme meeting adalah untuk memastikan bahwa setiap anggota team mempertanggungjawabkan komitmennya, belajar dari keberhasilan dan kegagalan minggu lalu dan saling bahu membahu dalam rangka pencapaian Wildly Important Goal (WIG) team.
Mengapa mekanisme ini menjadi begitu penting dalam keberhasilan eksekusi strategi/goal?
Suatu team yang telah memiliki goal, sudah mengetahui apa yang harus dilakukan untuk mencapai goal dan sudah memiliki scoreboard untuk memonitor perkembangan pencapaian goal, mengira hal tersebut tinggal dieksekusi. Team leader berasumsi bahwa anggota timnya sudah dewasa, jadi Just do it. Lakukan saja. Nanti akhir bulan atau triwulan baru diminta laporannya.
Ternyata, pandangan seperti ini adalah salah. Pandangan seperti merupakan salah satu penyebab kegagalan eksekusi. Mengapa? Eksekusi akan berantakan, gagal total kalau dilakukan tanpa perencanaan individu dan tanpa pertanggungjawaban kepada team. Jadi, yang harus dilakukan oleh anggota team adalah berkomitmen untuk melakukan perencanaan dan mengalokasikan sebagian besar waktunya untuk mencapai WIG dan mempertanggungjawabkan dalam WIG Session.
Bebeda dengan meeting lainnya, WIG Session ini hanya dihadiri oleh anggota team yang memang berperan dan berkontribusi dalam pencapaian WIG. Setiap angota memiliki peran masing-masing. Setiap anggota telah “berjanji†melakukan suatu aktivitas untuk mencapai goal, dengan sukarela, tanpa harus didikte atau diminta oleh team leader. Kemudian, dalam WIG Session, semua anggota team yang hadir mempertanggungjawabkan janji minggu yang lalu. Sudah dilakukan atau belum.
Kemudian, team leader mengajak team untuk melihat scoreboard, sedang menang atau kalah. Disitulah kita dapat belajar dari keberhasilan dan kegagalan minggu lalu. Anggota team sharing kepada seluruh team, kiat-kiat mencapai keberhasilan minggu lalu. Keberhasilan inilah yang diharapkan akan diulang-ulang. Kalau gagal? Ada pelajaran yang dapat dipetik oleh seluruh anggota team, suatu pelajaran yang tidak akan diulang lagi di kemudian hari, “Keledai tidak akan jatuh ke lubang yang sama dua kaliâ€.
Jika ada anggota team yang menghadapi kendala dalam memenuhi komitmennya, angota lainnya akan dengan senang hati akan membantu. Mekanisme ini dalam 4DX disebut Clear the Path. Ini sangatlah penting karena menimbulkan sinergi di dalam team. Banyak sekali pekerjaan yang bila dilakukan oleh orang tertentu dapat diselesaikan jauh lebih cepat atau dengan cara yang lebih efisien.
Dengan adanya WIG Session mingguan, maka akan memastikan kemajuan team dalam pencapaian WIG senantiasa termonitor. Tidak akan ada kejutan di akhir bulan atau akhir periode, karena setiap minggu pergerakannya selalu dimonitor dan didiskusikan. Suasana stadion olah raga pindah ke kantor. Kalau sedang menang, team merayakan kemenangan dan lebih termotivasi untuk mencapai kemenangan berikutnya lagi dan lagi. Kalau sedang kalah, team dapat segera melakukan tindakan koreksi, sebelum terlambat.
Untuk pelaksanaan WIG Session yang efektif, perlu dihindari beberapa hal berikut yang juga disebut watch outs, yaitu:
1. WIG Session menjadi optional
Jadwal WIG Session berganti-ganti, kadang pagi hari kadang sore hari, kadang hari Selasa kadang hari Rabu, dan seterusnya. Perlu diupayakan agar WIG Session ini memiliki jadwal yang tetap, menjadi mandatory agar terjadi keteraturan.
2. Orang yang salah di dalam WIG Session
Harus dipastikan bahwa semua peserta yang hadir adalah orang yang memiliki kontribusi terhadap pencapaian WIG.
3. Terjadi Death March
Yaitu suasana seperti orang yang mengantarkan jenasah menuju pemakaman, dimana setiap peserta lebih banyak menundukkan kepala dalam suasana muram akibat WIG Session dijalankan dengan banyak menyalahkan atau mengkritik anggota yang gagal memenuhi komitmennya.
4. Melakukan Micro Managing saat WIG Session
Jika team leader menjalankan WIG Session dengan cara seperti seorang boss yang mendikte, menyetir anak buahnya, menganggap anak buahnya tidak mampu.
5. Tidak mengacu pada Scoreboard
WIG Session yang tidak mengacu pada Scoreboard tidak bisa mengevaluasi proses pencapaian WIG. Team tidak mungkin bisa belajar dari keberhasilan dan kegagalan yang mereka capai selama ini. Scoreboard harus diupdate agar memberikan motivasi bagi team dan team dapat mengambil tindakan koreksi dengan cepat.
6. WIG Session menjadi Staff Meeting
Jika WIG Session menjadi staff meeting atau meeting biasa yang bisa memakan waktu cukup panjang, akan ada beberapa risiko yang dihadapi oleh team. Yang utama adalah team menjadi tidak focus atas topic yang dibahas karena melebar kemana-mana..
Dengan adanya WIG Session yang efektif, seorang team leader pernah menyatakan seperti ini, “Dulu saya seperti debt collector yang mengejar-ngejar para staf atas target-target yang saya berikan. Sekarang, saya tinggal ongkang-ongkang , karena staf saya yang sukarela berjanji atas suatu aktivitas/target, bila tidak dijalankan rasanya mereka malu sendiri. Dengan cara seperti itu, kinerja keuangan kami meningkat secara signifikanâ€.
Jadikan WIG Session sebagai mesin penggerak eksekusi strategi/goal.
Alex Denni
Human Capital & Execution Expert
Head of Consulting Group- Partner Dunamis
Artikel dikutip dari Warta Ekonomi edisi September 2009
Tidak ada komentar:
Posting Komentar